Cómo prepararse para una auditoría de cumplimiento social en el sector alimentario

Este es el segundo de una serie de artículos que analizan los nuevos requisitos relacionados con las auditorías de cumplimiento social y las expectativas más amplias en materia de cumplimiento ético dentro de la cadena de suministro alimentaria.

En el artículo «Auditorías de cumplimiento social en el sector alimentario: la ampliación de los requisitos de cumplimiento ético», se presentaron las expectativas y los requisitos en constante evolución que deben cumplir las auditorías de cumplimiento social como condición para hacer negocios con los principales minoristas. En un entorno en el que las auditorías de cumplimiento social en las instalaciones de producción de la cadena de suministro alimentaria, especialmente en Estados Unidos, son la norma, prepararse para dichas auditorías es clave para obtener un resultado satisfactorio.

Desde el principio, es importante reconocer que el objetivo no debe ser «superar» la auditoría, sino gestionar una operación que cumpla de forma sistemática con los requisitos acordes a las expectativas: las expectativas de los clientes directos, los clientes finales y otras partes interesadas.

Al igual que con la seguridad alimentaria, el cumplimiento de las normas de cumplimiento social y un resultado positivo de la auditoría son el resultado de un enfoque basado en sistemas. Este enfoque se fundamenta en la comprensión de los requisitos y en el establecimiento de políticas, procedimientos y controles para cumplirlos. En el contexto de esfuerzos de cumplimiento más amplios, estos elementos fundamentales se reafirman mediante un seguimiento independiente de la operación; esencialmente, las auditorías de cumplimiento social se realizan para demostrar el desempeño ante las partes interesadas clave.

Comprensión de los requisitos y el alcance de la auditoría de cumplimiento social

Un aspecto importante que hay que tener en cuenta en cualquier auditoría de cumplimiento social es asegurarse de que los requisitos pertinentes se comprendan bien y se aborden adecuadamente durante la preparación de la auditoría. Aunque los requisitos fundamentales de la mayoría de los programas de cumplimiento social —incluidos los programas colaborativos más comunes— son muy similares, cada programa presenta sus propios matices. Los requisitos fundamentales —descritos en las 10 categorías presentadas en el artículo «¿Qué es una auditoría de cumplimiento social? — Auditorías de cumplimiento social en el sector alimentario»— suelen estar vinculados al cumplimiento de la legislación local aplicable y de los convenios clave de las organizaciones internacionales del trabajo.

Aunque las normas suelen estar vinculadas al cumplimiento de los requisitos legales pertinentes, hay aspectos en los que la norma establece expectativas más restrictivas. El mejor ejemplo de ello en Estados Unidos es el cumplimiento de las normas sobre la jornada laboral. La mayoría de los programas establecen el requisito de que los trabajadores no superen, de forma habitual, las 48 horas semanales más las horas extras voluntarias, con un máximo total de 60 horas semanales. En muchos países, existen límites máximos legales de horas de trabajo que se sitúan por debajo de estos umbrales. En Estados Unidos no existe un límite máximo federal de horas de trabajo y, por lo tanto, la mayoría de las empresas no cuentan con un sistema para limitar las horas de acuerdo con la norma. Para muchas empresas estadounidenses, se trata de un ámbito en el que se cumple la legislación, pero no se cumple la norma del código, por lo que se registra un caso de no conformidad.

Al igual que con otras normas de cumplimiento —en particular los programas de colaboración de mayor envergadura—, el organismo de normalización proporciona orientación y documentos de implementación para facilitar una comprensión adecuada de los requisitos asociados al programa. Algunos ejemplos de ello son:

SMETA by SEDEX
Amfori BSCI

Más allá de los requisitos del programa y los matices relacionados, en algunos casos, la entidad a la que se va a realizar la auditoría también puede tener requisitos específicos. Estos pueden incluir el alcance específico de la auditoría —como el alcance de SMETA de 2 pilares frente al de 4 pilares—; la programación de la auditoría y los plazos correspondientes; y las empresas de las que la entidad aceptará una auditoría. Estas expectativas suelen ser comunicadas por la entidad para la que se lleva a cabo la auditoría y confirmadas por el proveedor de servicios de auditoría.

Establecimiento y verificación de procesos y controles internos

El objetivo principal de la auditoría de cumplimiento social es garantizar la existencia de procesos de gestión que cumplan los requisitos, así como la capacidad de demostrar que dichos procesos no solo existen, sino que son eficaces a la hora de cumplir dichos requisitos. Al igual que en los sistemas de seguridad alimentaria, estos procesos deben ser:

Preventivos: garantizar que se cumpla la condición, evitando el incumplimiento;
Detectivos: identificar, de manera oportuna, los casos en los que no se cumple la condición;
Correctivos: subsanar los casos identificados en los que no se cumple la condición.

En consonancia con los elementos clave de la seguridad alimentaria, con el fin de demostrar la existencia y el funcionamiento de estos procesos —lo que sirve de base para presentar pruebas ante un auditor—, los procesos y controles deben estar:

Documentados: la documentación demuestra la existencia de políticas y procedimientos, lo cual es clave para la implementación efectiva de dichos elementos. Si bien no se espera que cada pequeño elemento del esfuerzo de cumplimiento se presente en un compendio de políticas y procedimientos, esto es particularmente importante para políticas clave, como la política contra el trabajo forzoso, y procedimientos clave, como los procedimientos disciplinarios
Implementados: pasar de lo que se presenta en la documentación es clave, creando de manera efectiva una realidad en las instalaciones coherente con las políticas y procedimientos establecidos. En la mayoría de los casos, esto incluye la identificación de una persona o función específica responsable de los procesos; y la comunicación y formación sobre las políticas y procedimientos para garantizar que se comprenden y se pueden seguir. Implementar procesos y controles —lo que lógicamente incluye la creación de registros de elementos clave para demostrar el rendimiento.
Supervisados: garantizar que los procesos y controles funcionan mediante un análisis continuo del rendimiento y los registros relacionados.

El desarrollo y la implementación de los procesos y controles aplicables —la mayoría de los cuales ya estarán en vigor en una instalación bien gestionada— posicionarán a la operación para obtener un resultado satisfactorio en la auditoría.

Organización y puesta en marcha de la auditoría

Una vez comprendidos los requisitos y establecido —o, más bien, confirmado— un conjunto de procesos y controles diseñados para garantizar que los requisitos clave se tengan debidamente en cuenta y se cumplan, la empresa está lista para organizar la auditoría de cumplimiento social. En la mayoría de los programas —ya sean programas colaborativos como SMETA y BSCI o programas centrados en el cliente— existe un cuestionario previo a la auditoría. Además de proporcionar información contextual importante para facilitar el proceso de auditoría, las preguntas pueden utilizarse para deducir los requisitos y verificar que se tienen en cuenta y se abordan todos los elementos clave.

En la mayoría de los programas, la empresa colaborará con el propietario del programa y un proveedor de servicios de auditoría para organizar la auditoría. Por lo general, las auditorías de cumplimiento social se programan de forma semi anunciada, para ejecutarse dentro de un plazo acordado, normalmente de 2 a 3 semanas. Tanto en la organización de la auditoría como en la selección del proveedor de servicios de auditoría, es de vital importancia que cualquier requisito clave del cliente, ya sea en cuanto a la naturaleza de la programación o al proveedor de servicios seleccionado, se ajuste a los requisitos clave del cliente. Que una auditoría no sea aceptada, especialmente por la entidad para la que se realizó, no es positivo y es algo que se puede evitar.

Preparación para la ejecución de la auditoría

De cara a la realización de la auditoría, hay varias medidas que contribuirán a que la intervención sea más eficiente y eficaz. Planificar la jornada de auditoría —teniendo en cuenta que la fecha concreta no se conoce con exactitud debido a la «programación por franjas horarias»— es fundamental para evitar situaciones de crisis y prisas innecesarias a la hora de recabar información y organizar los preparativos. De cara a la auditoría de cumplimiento social, además del cuestionario previo a la auditoría, la mayoría de los proveedores de servicios de auditoría se pondrán en contacto con el centro y proporcionarán información importante, entre la que se incluye:

Un calendario de auditoría que describa las actividades previstas que componen la ejecución de la auditoría. Este es también uno de los elementos clave de la reunión de apertura, que suele ser la primera actividad del día de la auditoría;
Una lista de documentos solicitados que detalle los documentos clave que los auditores esperan revisar durante la auditoría. Con la excepción de los registros detallados para la realización de pruebas en una muestra de control de trabajadores —incluidos elementos como expedientes personales individuales, registros de horarios y salarios—, la mayor parte de la documentación, incluidas las políticas y procedimientos clave, los organigramas, los registros como los registros de actividades y la información de los buzones de sugerencias, puede organizarse con antelación.

Además de la información identificada por el proveedor de servicios de auditoría, el centro puede mejorar aún más la eficiencia de la auditoría planificando incluir:

La comunicación de la próxima auditoría a los miembros pertinentes del equipo directivo;
La comunicación de la próxima auditoría a cualquier proveedor de servicios de personal para las personas que puedan encontrarse en el centro pero que no sean empleados directos del mismo: un segmento de la población que entra dentro del ámbito de la auditoría y que a menudo supone un reto;
Comunicación de la próxima auditoría a cualquier representante de los trabajadores, ya que se espera que estas personas participen en algunos aspectos de la auditoría;
Designación de una persona de contacto para los auditores durante su estancia en las instalaciones;
Designación y organización del espacio en el que trabajará el auditor durante la jornada de auditoría;
Designación y organización del espacio en el que los auditores podrán realizar entrevistas confidenciales con los empleados.

Una organización y planificación adecuadas son fundamentales para minimizar los problemas y dificultades durante el tiempo limitado que los auditores pasan en las instalaciones y contribuyen a que toda la experiencia sea más eficiente y eficaz.

La auditoría de cumplimiento social es un factor que los clientes tienen en cuenta a la hora de evaluar una instalación y debe constituir una oportunidad para que esta demuestre su compromiso y su desempeño constante a la hora de garantizar que las actividades se llevan a cabo en condiciones de trabajo seguras, legales y dignas. Mediante la comprensión de las expectativas y los requisitos, junto con un conjunto de procesos de gestión diseñados para garantizar su cumplimiento, la auditoría es simplemente una breve visita in situ destinada a confirmar el desempeño y, en el mejor de los casos, minimizar el riesgo percibido asociado a una operación, lo que lógicamente reducirá las intervenciones futuras.

Este artículo es el segundo de una serie sobre auditorías de cumplimiento social en el sector alimentario. Los próximos artículos de esta serie tratarán los siguientes temas:

Interpretación de los resultados de la auditoría: cómo leer un informe de auditoría de cumplimiento social;
Los problemas más comunes en las auditorías de cumplimiento social;
Próximos pasos tras una auditoría de cumplimiento social;
El próximo reto para los fabricantes de alimentos en el ámbito del cumplimiento social.